Como estruturar um plano anual de calibrações e ensaios

Saiba como planejar os vencimentos dos seus instrumentos e reduzir urgências, atrasos, custos de frete e equipamentos indisponíveis

Em muitas empresas, a calibração dos instrumentos só recebe atenção quando o certificado está próximo de vencer.

O resultado costuma ser previsível: solicitações urgentes para suprimentos, instrumentos enviados separadamente, fretes adicionais e pouco tempo para negociar com fornecedores.

Um plano anual de calibrações e ensaios ajuda a mudar esse cenário.

Com uma programação antecipada, a empresa consegue organizar os vencimentos, agrupar serviços, prever custos e reduzir o risco de utilizar instrumentos ou equipamentos com ensaios vencidos.

Comece sabendo exatamente o que precisa ser controlado

O primeiro passo é organizar uma relação atualizada dos instrumentos, equipamentos e EPIs que precisam de calibração ou ensaio periódico.

Não é necessário criar um sistema excessivamente complexo.

Para começar, algumas informações são suficientes:

• Equipamento;
• Local ou área responsável;
• Data da última calibração ou ensaio;
• Próximo vencimento;
• Periodicidade definida.

O mais importante é que essas informações estejam centralizadas e sejam atualizadas após cada serviço.

Quando cada departamento mantém seu próprio controle, aumenta o risco de algum equipamento ser esquecido.

Organize os vencimentos ao longo do ano

Depois de identificar os equipamentos, o próximo passo é visualizar quando os certificados vencem.

Um calendário anual permite identificar meses com grande concentração de serviços e períodos em que existe pouca demanda.

Essa visão é importante porque nem sempre é necessário esperar exatamente o mês do vencimento para executar a calibração.

Em determinados casos, pode ser interessante antecipar alguns instrumentos e agrupá-los em um único atendimento.

Isso ajuda a criar lotes maiores e reduzir a quantidade de contratações realizadas ao longo do ano.

Agrupe instrumentos sempre que possível

Realizar pequenas calibrações todos os meses pode gerar uma sequência de processos de compra, fretes e movimentações.

Quando os vencimentos são conhecidos antecipadamente, a empresa consegue reunir vários instrumentos em uma mesma contratação.

Esse agrupamento pode gerar vantagens importantes.

No atendimento em laboratório, reduz a quantidade de transportes e permite negociar um volume maior.

No atendimento in loco, o benefício pode ser ainda mais significativo, pois o custo da mobilização da equipe e dos padrões é diluído entre mais instrumentos.

O planejamento transforma várias demandas pequenas em contratações mais eficientes.

Nem todos os instrumentos possuem a mesma prioridade

Um plano de calibração eficiente também precisa considerar a criticidade dos equipamentos.

Existem instrumentos cuja indisponibilidade praticamente não interfere na operação.

Outros são essenciais para liberar equipamentos, controlar processos ou manter determinadas atividades funcionando.

Esses instrumentos críticos devem receber atenção especial.

Além de acompanhar o vencimento, a empresa pode planejar com antecedência o período da calibração, verificar a existência de equipamentos reservas ou optar por atendimento em campo para reduzir o tempo de indisponibilidade.

Integre suprimentos e área técnica

Um dos principais erros no planejamento é tratar a calibração como uma responsabilidade exclusiva de suprimentos ou da área técnica.

As duas áreas precisam trabalhar juntas.

A equipe técnica conhece a importância dos equipamentos, as condições de utilização e as necessidades da operação.

Suprimentos possui maior visão sobre contratos, fornecedores, logística, custos e planejamento de compras.

Quando as informações são compartilhadas, a contratação tende a ser mais eficiente.

A área técnica pode indicar quais equipamentos são críticos e quais podem ser agrupados. Suprimentos pode organizar essas demandas para buscar melhores condições de prazo e preço.

Inclua as paradas programadas no planejamento

Empresas industriais frequentemente concentram diversas atividades de manutenção durante paradas programadas.

As calibrações e ensaios que serão executados nesse período precisam ser planejados com antecedência.

Esperar a proximidade da parada para contratar o serviço aumenta o risco de indisponibilidade de equipe, padrões ou fornecedores.

Além disso, o laboratório precisa conhecer previamente o volume de instrumentos e o prazo disponível para dimensionar corretamente os recursos necessários.

Quanto mais curta for a janela da parada, mais importante será o planejamento antecipado.

Planejamento também melhora a previsão orçamentária

Outro benefício do plano anual é permitir que a empresa tenha uma estimativa mais clara dos gastos com calibrações e ensaios.

Com o volume anual conhecido, suprimentos consegue prever melhor o orçamento e negociar condições comerciais antes das demandas se tornarem urgentes.

Também fica mais fácil avaliar contratos anuais ou programações recorrentes com fornecedores.

Em vez de negociar cada calibração isoladamente, a empresa passa a enxergar o conjunto da demanda.

Evite transformar todo vencimento em emergência

Atendimentos emergenciais são necessários em algumas situações, principalmente quando existe uma falha inesperada.

O problema acontece quando a urgência é provocada simplesmente pela falta de acompanhamento dos vencimentos.

Demandas emergenciais reduzem o tempo disponível para comparar fornecedores, organizar a logística e negociar preços.

Também podem gerar fretes especiais e necessidade de priorização do serviço.

Um bom planejamento não elimina todas as emergências, mas reduz significativamente aquelas que poderiam ter sido evitadas.

Crie uma rotina simples de acompanhamento

Depois que o plano estiver organizado, é importante mantê-lo atualizado.

Uma prática simples é revisar mensalmente os vencimentos dos próximos meses.

Não espere o certificado vencer para iniciar a contratação.

Dependendo da quantidade de instrumentos e do formato do atendimento, iniciar a programação com algumas semanas de antecedência permite organizar o lote, solicitar propostas e definir a logística com tranquilidade.

A periodicidade dessa análise pode variar de acordo com o tamanho do parque de instrumentos.

Um exemplo prático

Imagine uma empresa com instrumentos vencendo todos os meses.

Sem planejamento, cada setor solicita sua calibração individualmente. Ao longo do ano, são realizados diversos processos de compra e vários envios ao laboratório.

Com um calendário anual, a empresa identifica antecipadamente os vencimentos e cria quatro grandes grupos ao longo do ano.

Com isso, consegue reduzir a quantidade de fretes, concentrar processos de compra e negociar um volume maior em cada contratação.

Se houver quantidade suficiente, também passa a ser possível avaliar economicamente um laboratório móvel para realizar parte das calibrações na própria planta.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo planejar uma calibração?

Isso depende do volume, do tipo de equipamento e do fornecedor. O ideal é não esperar a proximidade do vencimento e acompanhar antecipadamente os próximos períodos do calendário.

É possível antecipar calibrações para agrupar instrumentos?

Em muitos casos, sim. A empresa deve avaliar seus critérios internos, requisitos aplicáveis e a nova data de referência que será adotada.

Quem deve controlar os vencimentos?

O modelo varia entre empresas, mas é importante existir uma responsabilidade claramente definida e integração entre área técnica, qualidade e suprimentos.

Conclusão

Estruturar um plano anual de calibrações e ensaios não precisa ser complicado.

O primeiro passo é conhecer os equipamentos, organizar os vencimentos e identificar os instrumentos mais críticos.

A partir daí, a empresa consegue agrupar serviços, melhorar a previsão de custos e contratar com maior antecedência.

O resultado tende a ser menos urgência, menos frete, melhor negociação e menor risco de equipamentos permanecerem indisponíveis por falta de planejamento.

A Power Test atende empresas em calibrações e ensaios realizados tanto em laboratório quanto diretamente nas instalações dos clientes.

Também podemos organizar programações recorrentes de atendimento de acordo com o volume e os vencimentos da empresa.

Entre em contato conosco e planeje suas próximas calibrações e ensaios.